Online Claims Platform (OCP)

OCPOCP er FSC's online system for FSC-certificerede virksomheder (også FM/CoC-certifikatholdere).

Systemet er gratis nu tilgængeligt for alle certificerede virksomheder verden over, men brugen af systemet er frivilligt.

Man kan som certificeret virksomhed med fordel tage systemet i brug til at validere ens leverandørers oplysninger med. Gør man det, vil man få automatisk besked fra systemet omkring ændringer hos ens leverandør, og man behøver ikke længere verificere over info.fsc.org.

Man bestemmer som virksomhed selv, hvor meget af systemet man vil bruge og kan således nøjes med at bruge det til leverandør-validering, hvis det er denne funktion, man finder brugbar.


FSC har lanceret en hjemmeside med dybdegående information om OCP samt guides og en udførlig FAQ med ofte stillede spørgsmål. Den er tilgængelig på ocp-info.fsc.org.


Om Online Claims Platform (OCP)

Formål
Formålet med Online Claims-platformen er at give muligheden for at digitalisere dokumentationskravene inden for FSC-systemet. Dette vil mindske muligheden for at snyde med FSC-claims, når der handles certificerede produkter mellem virksomheder. (Et FSC-claim forekommer, når man på en faktura bruger en materialekategori som fx FSC MIX Credit for at markere, at et produkt er FSC-certificeret.) Samtidig vil OCP lette nogle af arbejdsbyrderne ved at være FSC-certificeret (fx leverandørkontrol).

Antallet af certificerede virksomheder og handlen med FSC er vokset kraftigt de seneste år, og indførslen af OCP er derfor afgørende for, at FSC kan bevare sin høje integritet og troværdighed.

Hvornår skal din virksomhed begynde at bruge OCP?
Efter at have modtaget vigtig feedback fra certificerede virksomheder, FSC-kontorer og certificeringsfirmaer er den oprindelige indfasningsplan for OCP ændret. Implementeringen af OCP er således ikke længere et krav for virksomheder men er og forbliver frivillig.

I stedet indføres der nye kriterier i den reviderede CoC-standard, som fases ind slutningen af 2016. Kriterierne, der er i sidste høring i sommeren 2016, betyder, at man som certificeret virksomhed skal vurdere ens risiko for at få fejlbehæftede claims. Handler man med højrisiko-produkter eller højrisiko-lande, er man forpligtet til at sammenholde og validere claims med sine leverandører og stille information til rådighed for ens kunder. Til gengæld er det frit op til den enkelte virksomhed, hvordan dette håndteres i praktisk. Det kan gøres igennem OCP og det kan også gøres gennem andre metoder. Det kan være integrerede IT-systemer, manual sammenligning, ekstern udviklede systemer eller andet.

Dette betyder, at alle certificerede virksomheder fra slutningen af 2017 skal have gennemført en risikovurdering, og hvis de klassificeres som højrisiko, også skal have OCP eller et andet system på plads til at minimere risiko.

Alle virksomheder kan dog, hvis de gerne vil, bruge OCP allerede nu, og derved opnå en række fordele, da man ved brug af systemet vil leve op til en række administrative krav så som leverandørvalidering, udformning af produktgruppeliste, udformning af leverandørliste, ligesom man vil få de nødvendige data til ens volume summary.

Hvordan fungerer OCP i praksis?

Hvad kan din virksomhed bruge OCP til?
Certificerede virksomheder vil få deres eget login til OCP-platformen (hjemmeside), hvor de kan:

  • Indtaste claims i forbindelse med køb af FSC-certificerede materialer
  • Håndtere leverandører (opretholde leverandørliste)

Indtastning af claims
Når en leverandør har lavet et salg af et FSC-produkt til dig, og du har modtaget fakturaen, indtaster du oplysninger om købet i OCP. Det vil også være muligt at aftale med din leverandør, at denne indtaster disse oplysninger, så du blot skal godkende, at de informationer du får via OCP om et køb, svarer til det, du har bestilt og modtaget. Oplysningerne, der indtastes, svarer til de oplysninger, som certificerede virksomheder i forvejen er forpligtet til påføre handelsdokumenter som fx faktura og følgeseddel i dag. Det vil sige fakturanummer, mængde, kunde og FSC-claim / materialekategori (FSC 100 %, FSC MIX osv.) med mere.

Der vil være tre metoder til at indtaste / overføre informationer om et FSC-køb (el. salg) til OCP:

  • Manuel indtastning af informationer via OCP's hjemmeside.
  • Overførsel af informationer via regneark. Du kan på denne måde overføre informationer om de FSC-køb, du har gjort, ved at taste dem ind i et personligt regneark, der første gang downloades på OCP's hjemmeside. Regnearket uploades herefter enten til hjemmesiden eller sendes direkte til OCP over e-mail. Dette er en nem måde at håndtere tusindvis af claims/køb på.
  • Overførsel af informationer via programmering af API (Application Programming Interface). På denne måde kan du forbinde OCP direkte til dine eksisterende systemer. Dette gør det muligt at automatisere overførslen af informationer om FSC-køb (el. salg) / claims, så dette sker, når fakturaer ind- eller udbehandles i dit system. Der udformes løsninger til de mest gængse systemer. De vil dog typisk skulle justeres til din virksomheds setup.

Håndtering af leverandører (opretholdelse af leverandørliste)
Når din virksomhed er registreret i OCP, skal du tilføje dine leverandører til din leverandørliste ved at sende en anmodning til dem via OCP-hjemmesiden (fungerer ligesom Facebook, LinkedIn med videre). OCP vil herefter automatisk foretage din leverandørkontrol og give dig besked, når der er ændringer i leverandørernes certifikat (fx hvis en leverandørs certifikat bliver suspenderet). Når din virksomhed begynder at bruge OCP, skal du således ikke længere kontrollere leverandører manuelt i leverandørdatabasen info.fsc.org. Det betyder fx, at du ikke længere risikerer at købe et FSC-certificeret materiale fra en virksomhed, som ikke længere har sit certifikat, hvilket du gør i dag på grund af den manuelle leverandørkontrol.

Hjælp til volumenoversigt mm.
Online Claims Platform kan også hjælpe dig med at lave volumenoversigter, da du i OCP til hver en tid kan downloade en oversigt over indkøb (og evt. salg) af FSC-certificerede materialer fordelt på produkttype. For virksomheder, hvis produkter er omfattet af EU-tømmerforordningen, vil OCP også være et nyttigt værktøj. OCP vil nemlig give certificerede virksomheder adgang til informationer om træsorter og oprindelsesland, hvilket EU-tømmerforordningen kræver.

Gruppecertifikater
For gruppecertifikater, både CoC- og FM-CoC-gruppecertifikater, vil der være mulighed for, at gruppeadministratoren varetager opgaven med at indtaste/overføre oplysninger om køb og/eller salg af FSC-produkter til OCP, eller at de enkelte gruppemedlemmer får deres eget login til OCP-hjemmesiden og således selv varetager opgaven.

Du kan finde en præsentation af OCP her.

Kontakt FSC Danmark, hvis du har spørgsmål til OCP, og hvad det betyder for din virksomhed. Vi kan også komme ud til din virksomhed og give en præsentation af OCP for relevante medarbejdere.

Test systemet

Det er muligt at teste OCP ved at forbinde sig selv til en række test-konti. Ved at bruge disse konti i stedet for rigtige certifikater, gemmes indtastningerne ikke længere end en måned. Data'en fra disse konti tæller heller ikke i audits.


Gå til ocp.fsc.org for at registere dig til siden og søg herefter efter virksomheder med certifikatkoden HF-CoC-003597-1 eller HF-CoC-002039.

© Forest Stewardship Council® · FSC® F000208