Kontrol af dokumentation

Det er vigtigt, at I beskriver, hvordan tilbudsgiver dokumenterer sin opfyldelse af de krav, som I har stillet om miljømærker.

Hvis I har stillet krav om miljømærker i de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens gennemførelse, bør I beskrive, hvordan tilbudsgiver dokumenterer sin opfyldelse af kravet. Dette kan fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet og kan være i form af den dokumentation, som det pågældende miljømærke foreskriver. Dog skal I fortsat også acceptere andre miljømærker med samme mærkekrav.

Accept af anden passende dokumentation
I skal derudover altid acceptere anden passende dokumentation, som kan være verificeret dokumentation eller erklæringer fra tredjepart eller dokumentation eller erklæring fra producenten. Det er tilbudsgiveren, der vurderer, hvilken dokumentation vedkommende ønsker at indlevere for at påvise, at tilbuddet lever op til de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse. Derfor kan I som ordregiver ikke fastsætte specifikke formkrav for den passende dokumentation. Det er tilbudsgiveren, der har bevisbyrden for, at den anden dokumentation er passende i forhold til at påvise, at tilbuddet lever op til kravene.

Tidsplanen
I kan afvise et tilbud, hvis de ressourcer, I skal bruge på at vurdere den alternative dokumentation for opfyldelse af mærkekrav i uhensigtsmæssigt omfang overstiger de ressourcer, der er forbundet med at konstatere, at tilbudsgiveren har det krævede mærke. Der er tale om uhensigtsmæssigt omfang, hvis I skal bruge mere end 1 time pr. tilbud, udover hvad I ville have brugt på at konstatere, at tilbudsgiveren havde det krævede mærke. Hvor tekstnært dette vil blive fortolket i praksis, vides ikke på nuværende tidspunkt, ligesom det altid vil afhænge af det konkrete udbuds omfang. Det vurderes, at udbudsloven i vidt omfang vil give ordregivere mulighed for at afvise tilbud på varer og tjenesteydelser, som ikke har det krævede mærke. Det kan nemlig være er en meget ressourcekrævende opgave at kontrollere dokumentation for opfyldelse af miljømærkernes bagvedliggende krav. For at mindske omfanget af anden passende dokumentation, anbefales det derfor, at tidsplanen giver mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende, ligesom tidsplanen også bør indeholde tid til at gennemgå eventuel anden passende dokumentation for opfyldelse af mærkekravene.

I den offentlige indkøbsvejledning til træbaserede produkter kan du finde teksteksempler på dokumentation, som du kan bruge i udbudsmaterialet. Se mere her.


© Forest Stewardship Council® · FSC® F000208