Brug miljømærker i udbud

Udbudsloven fastslår, at en ordregiver kan stille krav om miljømærker, når de ønsker at købe varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Kravet om miljømærker kan indgå i udbuddet.

Udbudsloven fastslår, at en ordregiver kan stille krav om miljømærker, når de ønsker at købe varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Miljømærker kan indgå i udbuddet som del af de tekniske specifikationer, som del af kriterierne for tildeling af kontrakten eller i kontraktvilkårene. Der kan stilles krav om, at et indkøb er forsynet med et bestemt miljømærke som dokumentation for specifikke egenskaber uden samtidig at skulle opliste de bagvedliggende kriterier, når alle følgende betingelser er opfyldt, jf. udbudslovens § 46, stk. 1:

• Mærkekravene vedrører kun krav, der er forbundet med kontraktens genstand og er egnede til at definere egenskaberne ved de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der er genstand for kontrakten.
• Mærkekravene er fastsat på grundlag af objektivt verificerbare og ikke-diskriminerende kriterier.
• Mærkerne er udviklet på grundlag af en åben og gennemsigtig procedure, i hvilken alle relevante interessenter kan deltage.
• Mærkerne er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere.
• Mærkekravene er fastsat af en tredjemand, som den økonomiske aktør, der ansøger om mærket, ikke udøver en afgørende indflydelse på.

I skal som ordregiver altid selv foretage en konkret vurdering af, om et miljømærke i det enkelte udbud er forbundet til kontraktens genstand. Vær opmærksom på, at hvis I kræver et bestemt mærke, vil I også skulle acceptere alle andre mærker, der opfylder tilsvarende mærkekrav.

Accept af anden passende dokumentation
I Danmark skal offentlige ordregivere derudover altid acceptere anden passende dokumentation, såfremt en tilbudsgiver ikke har haft mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende mærke inden for den fastsatte tidsfrist af årsager, som denne tilbudsgiver ikke er skyld i. Man bør derfor som ordregiver altid fastsætte tilbudsfrister, som tager højde for at opnå det ønskede miljømærke.

Endvidere skal anden passende dokumentation accepteres, hvis en tilbudsgiver ikke har det krævede mærke, selvom det tidsmæssigt havde været muligt at opnå det, hvis ordregiver kan konstatere, at de stillede mærkekrav er opfyldt, uden at der i uhensigtsmæssigt omfang bruges flere ressourcer herpå, end ordregiver ville bruge på at konstatere, at en tilbudsgiver var i besiddelse af det krævede mærke.

I betænkningen over forslag til udbudsloven er det ”uhensigtsmæssigt omfang”, hvis en ordregiver ”skal bruge mere end 1 time pr. tilbud - ud over hvad ordregiveren ville skulle bruge på at konstatere, at tilbudsgiveren har det krævede mærke - på at konstatere, at den anden dokumentation er passende”. Der vil således altid være tale om en konkret vurdering i henhold til, hvor stor en yderligere byrde ordregiver er pålagt, når tilbudsgiver har valgt ikke at få det krævede mærke, selvom dette tidsmæssigt var muligt. I forhold til at mærkekrav skal være forbundet med kontraktens genstand, skal man være opmærksom på, at en sådan forbindelse kan ske i relation til ethvert aspekt af kontraktgenstandens livscyklus. Der er således ikke tale om, at der alene kan stilles miljøhensyn til slutproduktet, som konkret leveres til ordregiver.

Ønsker I at bruge miljømærker til at tage miljøhensyn i et udbud, er det en god idé at have en indledende dialog med markedet om jeres ønsker.

Udbudsloven tydeliggør mulighederne for markedsdialog og fastslår, at ordregivere altid har mulighed for at gennemføre indledende markedsundersøgelser. Det er underordnet, hvor lang tid før udbuddet dialogen gennemføres, og der er ingen formelle betingelser forbundet med dialogen. Dialogen kan vedrøre de miljømæssige, tekniske krav til det ønskede indkøb eller input til udformning af miljøhensyn i udbudsmaterialet, herunder udbudsbekendtgørelsen, tekniske specifikationer, tidsfrister mv. Den rådgivning, som potentielle ansøgere og tilbudsgivere yder i forbindelse med markedsundersøgelsen, må dog ikke medføre en væsentlig konkurrencefordrejning eller en overtrædelse af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.

Brug evt. miljømærker som et under- eller delkriterie
Hvis I ønsker at stille mindstekrav om eksempelvis FSC, bør I starte med at undersøge, om der findes FSC-certificerede produkter i den ønskede produktkategori, da I ellers risikerer at indsnævre konkurrencen og dermed jeres valgmuligheder for meget. Hvis udbuddet af miljømærkede produkter er begrænset, kan I på baggrund af markedsundersøgelsen i stedet vælge at bruge miljømærkerne som et under- eller delkriterie til tildelingskriteriet, så det blot vægter positivt, hvis der tilbydes miljømærkede produkter. I kan også vælge at bruge miljømærkerne som vilkår for kontraktens gennemførelse, så det alene er det vindende tilbud, der skal være miljømærket.

Udbudsmateriale skal offentliggøres samtidig med udbudsbekendtgørelsen
Fremadrettet skal det øvrige udbudsmateriale offentliggøres samtidig med udbudsbekendtgørelsen. Efterfølgende vil det ikke være muligt at foretage ændringer af grundlæggende elementer, herunder mindstekrav og kriterierne for tildeling. Derfor er det vigtigt, at I som ordregiver har gjort jer klart, hvorledes I ønsker at inddrage miljøhensyn, da det ikke vil være muligt at foretage tilpasninger undervejs, hvis I bliver opmærksomme på, at markedet ikke kan imødekomme de stillede krav.

Det anbefales, at I i god tid annoncerer forberedelsen af et udbud med krav om miljømærker, så markedet har god tid til at forberede sig på eventuelle krav.

For at give markedet så god tid som muligt til at forberede sig på eventuelle krav om miljømærker anbefales det, at I i god tid annoncerer forberedelsen af et udbud med krav om miljømærker. Dette kan eksempelvis ske ved offentliggørelse af en forhåndsmeddelelse om forestående udbud, herunder med en beskrivelse af hvilke miljøkrav, I forventer at stille.

En virksomhed kan blive FSC-certificeret på 2-3 måneder, men det kan variere fra branche til branche og afhænger af de produkter, der ønskes omfattet af certificeringen og eventuelle tilpasninger i produktionen m.v. I skal altid acceptere anden passende dokumentation, hvis tilbudsgiver ikke har haft mulighed for at få det krævede mærke, og derfor bør I altid fastsætte tilbudsfrister, som tager højde for at opnå det ønskede miljømærke. 

Udbudslovens nye bestemmelser om kravspecifikationen gør, at specifikke miljømærker kan efterspørges som mindstekrav.
Udbudsloven fastsætter nye bestemmelser om kravspecifikationen – eller de tekniske specifikationer som det også kaldes – der gør, at specifikke miljømærker kan efterspørges som mindstekrav, også kaldet skal-krav. Det betyder, at I kan henvise til miljømærket i stedet for – som tidligere – at opliste alle de bagvedliggende miljøkriterier.

I kravspecifikationen kan man vælge at stille mindstekrav til miljømærket, hvor tilbudsgiverne skal have mærket, eller man kan stille krav om opfyldelse af mærkekravene, hvor man gerne ser, at tilbudsgiverne har opfyldt kravene og lader dette vægte positivt i den efterfølgende tilbudsevaluering. Opstiller I miljømærket som et mindstekrav, kan og skal alle tilbud afvises, hvis de ikke opfylder kravene – også selvom tilbuddet indeholder andre fordele, som kunne opveje den manglende opfyldelse. Det er derfor vigtigt, at det klart fremgår af udbudsmaterialet, om opfyldelse af miljømærket er et egentligt mindstekrav eller om tilbudsbesvarelsen i forhold hertil indgår som en del af tilbudsevalueringen.
 

Miljømærker kan inddrages ved fastsættelse af de under- og delkriterier, som I bruger ved vægtning af tilbud i tilbudsevalueringsfasen.

For at et miljøkriterie kan inddrages ved fastsættelse af de under- og delkriterier, som I bruger ved vægtning af tilbud i tilbudsevalueringsfasen, skal kriteriet have relation til kontraktens genstand. Ved offentliggørelse af udbudsmaterialet og udbudsbekendtgørelsen skal I offentliggøre tildelingskriteriet samt eventuelle underkriterier, herunder hvordan disse vægtes. I skal samtidig også beskrive jeres evalueringsmetode, og det skal således fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, såfremt et underkriterie vedrører miljøhensyn. Ved fastlæggelse af underkriterier og evalueringsmetode bør I være opmærksom på at få beskrevet tilbudsevalueringen på en måde, der gør det muligt at differentiere og rangordne de indkomne tilbud ud fra objektive kriterier, således at det økonomisk mest fordelagtige tilbud kan identificeres, og der ikke er mulighed for et såkaldt ”ubetinget frit valg”.

Tildelingskriterier
Tildelingen kan ske på grundlag af et af følgende tildelingskriterier:

• Pris
• Omkostninger
• Bedste forhold mellem pris og kvalitet

Miljømærkekrav som en del af tilbudsevalueringen
Ønsker I at inddrage krav om miljømærker som en del af tilbudsevalueringen, kan dette ske som et underkriterie til tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Ved anvendelse af dette tildelingskriterie kan I endvidere vælge at fastsætte pris eller omkostninger således, at der alene konkurreres på de kvalitative underkriterier. Selvom kriteriet hedder ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”, kan der i forhold til pris også lægges vægt på omkostninger, herunder livscyklusomkostninger.

Når miljømærker eller kriterierne bag mærkerne anvendes som under- eller delkriterier, skal det tydeligt fremgå, hvilke miljøkrav I gerne ser opfyldt, samt hvorledes besvarelse af de stillede krav vil indgå i evalueringen. På den måde kan tilbudsgiverne konkurrere om at tilbyde det mest fordelagtige inden for de enkelte under- og delkriterier ud fra de rammer, I har opsat. Fordelene ved at lægge vægt på miljømærker i tilbudsevalueringsfasen er, at tilbudsgivere ikke fra starten udelukkes fra at byde, fordi de ikke har miljømærkede produkter, men at der i stedet gives mulighed for at lade tilbudsgiverne konkurrere om at afgive det bedst mulige tilbud med forskellige niveauer af miljømæssige hensyn, herunder med tilbud på ikke-miljømærkede produkter. Det anbefales at inddrage miljømærkerne som under- eller delkriterier, hvis der ikke er klarhed omkring tilgængeligheden på markedet af miljømærkede produkter. Ved at bruge miljømærker som en del af tilbudsevalueringen afvejes ønsket om miljøhensyn op imod andre faktorer, herunder omkostninger.

Det er vigtigt, at I beskriver, hvordan tilbudsgiver dokumenterer sin opfyldelse af de krav, som I har stillet om miljømærker.

Hvis I har stillet krav om miljømærker i de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens gennemførelse, bør I beskrive, hvordan tilbudsgiver dokumenterer sin opfyldelse af kravet. Dette kan fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet og kan være i form af den dokumentation, som det pågældende miljømærke foreskriver. Dog skal I fortsat også acceptere andre miljømærker med samme mærkekrav.

Accept af anden passende dokumentation
I skal derudover altid acceptere anden passende dokumentation, som kan være verificeret dokumentation eller erklæringer fra tredjepart eller dokumentation eller erklæring fra producenten. Det er tilbudsgiveren, der vurderer, hvilken dokumentation vedkommende ønsker at indlevere for at påvise, at tilbuddet lever op til de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse. Derfor kan I som ordregiver ikke fastsætte specifikke formkrav for den passende dokumentation. Det er tilbudsgiveren, der har bevisbyrden for, at den anden dokumentation er passende i forhold til at påvise, at tilbuddet lever op til kravene.

Tidsplanen
I kan afvise et tilbud, hvis de ressourcer, I skal bruge på at vurdere den alternative dokumentation for opfyldelse af mærkekrav i uhensigtsmæssigt omfang, overstiger de ressourcer, der er forbundet med at konstatere, at tilbudsgiveren har det krævede mærke. Der er tale om uhensigtsmæssigt omfang, hvis I skal bruge mere end 1 time pr. tilbud, udover hvad I ville have brugt på at konstatere, at tilbudsgiveren havde det krævede mærke. Hvor tekstnært dette vil blive fortolket i praksis, vides ikke på nuværende tidspunkt, ligesom det altid vil afhænge af det konkrete udbuds omfang. Det vurderes, at udbudsloven i vidt omfang vil give ordregivere mulighed for at afvise tilbud på varer og tjenesteydelser, som ikke har det krævede mærke. Det kan nemlig være er en meget ressourcekrævende opgave at kontrollere dokumentation for opfyldelse af miljømærkernes bagvedliggende krav. For at mindske omfanget af anden passende dokumentation, anbefales det derfor, at tidsplanen giver mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende, ligesom tidsplanen også bør indeholde tid til at gennemgå eventuel anden passende dokumentation for opfyldelse af mærkekravene.

I den offentlige indkøbsvejledning til træbaserede produkter kan du finde teksteksempler på dokumentation, som du kan bruge i udbudsmaterialet. Se mere her.